Raportowanie kampanii Meta dla agencji: wielu klientów, role i jeden widok wyników

Agencja, która prowadzi kampanie leadowe dla kilkunastu firm, ma dwa problemy naraz: dostęp do zasobów klientów w Mecie i raporty, które łączą wydatki z tym, co dzieje się z leadami później. Menedżer reklam pokazuje koszt formularza, ale nie wie, który lead został klientem. Poniżej opisujemy, jak ułożyć dostęp po stronie Mety, jak oddzielić klientów od siebie w narzędziu i jak w praktyce wygląda cotygodniowy przegląd wyników.

Jak ułożyć dostęp agencji do zasobów klienta w Mecie?

Zasada jest prosta: zasoby należą do klienta, agencja dostaje do nich dostęp jako partner. Konto reklamowe, dataset (dawniej Piksel) i strona z formularzami zostają w portfolio biznesowym klienta. Dzięki temu po zakończeniu współpracy klient po prostu odbiera dostęp i nic nie trzeba przenosić.

Meta opisuje to w artykule o przyznawaniu partnerowi dostępu do zasobów. W skrócie:

1. Agencja ma własne portfolio biznesowe i przekazuje klientowi jego identyfikator.
2. Osoba z pełną kontrolą nad portfolio klienta otwiera Ustawienia → Użytkownicy → Partnerzy i wybiera dodanie partnera z dostępem do zasobów.
3. Klient wpisuje identyfikator portfolio agencji, wybiera zasoby i poziom dostępu.
4. Udostępnione zasoby widać potem w ustawieniach obu portfolio.

Dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć:

• Partner nie może dalej udostępniać zasobu, nawet z pełną kontrolą. Robi to tylko właściciel zasobu. Przy częściowym dostępie agencja może nadać swoim ludziom wyłącznie zadania, które sama dostała.
• Leady to osobne uprawnienie. Jeśli klient włączył Menedżera dostępu do leadów, sam dostęp do strony nie wystarczy. Tylko firma, która jest właścicielem strony, może przyznać partnerowi dostęp do leadów (opis w Centrum pomocy Mety).

Jedna organizacja na klienta

W Convs każdy klient agencji to osobna organizacja. Jedno konto użytkownika może należeć do dowolnej liczby organizacji i przełączać się między nimi. Każdy rekord, od leada po połączenie z Metą, należy do dokładnie jednej organizacji, a serwer przy każdym żądaniu sprawdza członkostwo użytkownika, a nie to, co przyszło w treści żądania. Dane klienta A nie wyciekną do raportu klienta B przez pomyłkę w filtrze.

Połączenia z Metą też żyją w organizacji. Przy dodawaniu źródła wybierasz konkretne połączone konto Meta i konkretne konto reklamowe; nie ma opcji „wszystkie konta naraz”. To celowe: przy kilkunastu klientach łatwo podpiąć formularz nie tej firmy, więc każdy wybór jest jawny. Wydatki hub pobiera dla kont reklamowych, które organizacja ma już podpięte w formularzach i odbiorcach danych, bez dodatkowej konfiguracji.

Każda organizacja ma też własną kolejkę zadań w tle (import leadów, wydatki, ustawienia zestawów reklam). Duży import u jednego klienta nie zablokuje pozostałych: organizacje są obsługiwane na zmianę, a stan każdego zadania widać na stronie Zadania w tle.

Role: kto z agencji i od klienta co widzi

Rola Podgląd jest dobrym sposobem, żeby klient sam zaglądał do wyników swoich kampanii. Nazwy kampanii i liczby nie są danymi osobowymi, więc widzi je w całości, a dane kontaktowe leadów zostają zamaskowane.

Zaproszenie to jednorazowy link ważny 72 godziny, przypisany do konkretnego adresu e-mail. Aplikacja nie wysyła maili sama, więc link przekazujesz klientowi swoim kanałem. Administrator może zmieniać role i usuwać dostęp, ale nie zmieni dostępu właściciela ani swojego.

Co jest w raporcie jednego klienta?

Strona Kampanie łączy wydatki z Mety z etapami z kartoteki klientów. Dla każdej kampanii, zestawu i reklamy widać:

• wydatki, leady i koszt leada,
• zakwalifikowanych i koszt zakwalifikowanego leada,
• sprzedaże, koszt sprzedaży i przychód z kartoteki,
• kafle ze zmianą względem poprzedniego okresu, przechodzenie w głąb (kampania → zestaw → reklama) i eksport CSV.

Kilka zasad liczenia, które warto znać, zanim pokażesz raport klientowi:

1. Okres liczy się po dacie leada. „Sprzedaże za 30 dni” to leady z tych 30 dni, które dziś są sprzedane. Dla świeżych okresów sprzedaż może jeszcze przyjść, a strona o tym przypomina.
2. Sprzedaż liczy się raz na osobę i cykl, nawet jeśli osoba wypełniła trzy formularze.
3. Leady organiczne są w osobnym wierszu, bez kosztów.
4. Waluty nie są przeliczane. Stosunek przychodu do wydatków pojawia się tylko przy zgodnej walucie.
5. Jeśli Meta raportuje więcej leadów, niż dotarło do hubu, wiersz pokazuje „Część leadów nie dotarła”, a koszt leada jest odpowiednio wyższy.

Więcej o tym, dlaczego koszt zakwalifikowanego leada mówi więcej niż koszt formularza, w artykule koszt zakwalifikowanego leada.

Widok wszystkich klientów

Osoba, która jest właścicielem lub administratorem w co najmniej dwóch organizacjach, widzi na stronie Kampanie przełącznik Wszystkie. Pokazuje on jeden wiersz na organizację: wydatki, leady i koszty z wybranego okresu, z oznaczeniem, gdy dane którejś organizacji są nieaktualne (np. wygasł dostęp do Mety). Operator i Podgląd tego widoku nie mają, więc klient nie zobaczy innych klientów agencji.

Ten widok nie zastępuje raportu pojedynczego klienta, tylko pomaga zdecydować, do którego klienta zajrzeć najpierw. Porównując organizacje, pamiętaj, że klienci mogą mieć różne waluty kont reklamowych, a ich handlowcy różnie szybko zmieniają etapy. Niski koszt zakwalifikowanego leada u klienta, który kwalifikuje hojnie, nie musi oznaczać lepszej kampanii niż wyższy koszt u klienta z surowym kryterium. Dlatego warto spisać z każdym klientem jedno zdanie, co u niego znaczy „zakwalifikowany”.

Cotygodniowa rutyna agencji w 20 minut

1. Otwórz widok Wszystkie i posortuj po koszcie zakwalifikowanego leada. Klienci z największym wzrostem idą na górę listy.
2. Sprawdź oznaczenia nieaktualnych danych. Token Meta nie odnawia się sam; po wygaśnięciu dane zostają, strona pokazuje „stan na …” i link do ponownego połączenia.
3. Zajrzyj do kolumny Gotowość u klientów, którzy chcą optymalizacji pod jakość leadów. Każdy niespełniony warunek ma jedną akcję do wykonania. Szczegóły w artykule o optymalizacji pod jakość leadów.
4. Przejrzyj Zadania w tle u klientów z błędami: limit zapytań Mety, wygasły dostęp, przerwany import.
5. Wyeksportuj CSV dla klientów, którzy chcą raport w arkuszu.

Jeśli wyniki klienta zależą od tego, jak jego handlowcy zmieniają etapy, pomóż mu je dobrze ułożyć: etapy leada w CRM a Meta.

Co mówić klientowi, żeby raport był uczciwy

Raport łączy dane z dwóch światów, więc łatwo powiedzieć za dużo. Trzy zdania, które warto powtarzać:

• Kolumny „z kartoteki” liczą się z etapów w CRM, nie z raportów Mety. Pokazują, które kampanie dały wartościowych klientów, ale nie są dowodem, że Meta optymalizuje pod te dane.
• Wysyłka zdarzeń do Conversions API daje Mecie dane do optymalizacji, ale nie gwarantuje niższego kosztu. Spełnione warunki gotowości też nie są dowodem optymalizacji; to sprawdza się w Menedżerze reklam.
• Świeży okres jest niepełny. Sprzedaż z leadów z ostatniego tygodnia może przyjść za miesiąc.

Ile to kosztuje agencję?

Plan Agencja kosztuje 899 zł netto miesięcznie. Liczy się w nim tylko łączna liczba leadów wszystkich klientów, a nie liczba przestrzeni czy osób w zespole:

Rozliczenie roczne to 10 miesięcy w cenie 12. Na start możesz też użyć planu darmowego: wszystkie funkcje do 100 leadów miesięcznie, bez karty. Szczegóły w cenniku i na stronie dla agencji.

Ograniczenia, o których warto wiedzieć

• Kampanie są tylko z Mety. Leady z Arkuszy Google, sklepu czy webhooka nie mają przypisanej kampanii, a Google Ads nie jest obsługiwane.
• Połączenie z Metą działa na tokenie konkretnej osoby. Konfiguracje z użytkownikiem systemowym nie są obsługiwane, więc gdy specjalista odchodzi z agencji albo traci dostęp partnera, trzeba połączyć konto ponownie.
• Eksport to CSV. Jeśli klient oczekuje gotowego dokumentu z logo agencji, przygotujesz go na podstawie eksportu.
• Organizacje w planie są limitowane. Przy kilkudziesięciu klientach plan Indywidualny może być prostszy niż dopłaty za każdą kolejną organizację.

Pamiętaj też o danych osobowych: agencja, która ma dostęp do leadów klienta, przetwarza je w jego imieniu. Co z tego wynika, opisujemy w artykule RODO a Conversions API.